کلیات وظایف و فعالیت رئیس دبیرخانه دائمی هیات امناء دانشگاه
| رئیس دبیرخانه دائمی و مشاور ریاست دانشگاه وظیفه هماهنگی و ایجاد ارتباط فعال و کارشناسی مستمر بین اعضای هیات امنا ، دبیرخانه مرکزی و تمامی معاونین و مشاورین دانشگاه را داشته و جهت یافتن راهکارهای اجرایی مناسب و اطمینان از انجام تکالیف مختلف مندرج در صورتجلسات هیات امنا پیگیری مناسب را حسب مورد بعمل می آورد ودر ضمن زیر نظر ریاست دانشگاه به منظور اطلاع از کلیه اقدامات در سطح دانشگاه و مشارکت در تهیه گزارشات ، پیش نویس مصوبات ، ثبت و پیگیری تصمیمات و سیاستگذاری های اتخاذ شده در جلسات هیات امنا ، بعنوان عضو ثابت در کلیه جلسات هیات رئیسه ، شوراهای معاونین و مدیران و حسب مورد جلسات هیات امنای بیمارستانها یا کمیته های تخصصی شرکت می نماید. رئیس دبیرخانه دائمی موظف است گزارشات دوره ای در خصوص اجرایی شده مصوبات هیات امناء ، بودجه و عملیات مالی و حسابرسی را با هماهنگی ریاست دانشگاه به دبیرخانه مکزی و کلیه اعضای هیات امنا ارائه و برنامه ریزی لازم را جهت حضور اعضای محترم هیات امنا در سطح دانشگاه خارج از زمانهای شرکت در جلسات و ایجاد ارتباط با سطوح مختلف مدیریتی به منظورآشنایی هرچه بیشتر اعضاء با شرایط و وضعیت دانشگاه به دفعات لازم در طول سال بعمل آورد. در ضمن مستند سازی و ایجاد بانک اطلاعات از مصوبات، گزارشات و عملکرد و آخرین وضعیت اجرایی شدن مصوبات از مهمترین اقدامات دبیرخانه می باشد. این اقدامات در صورت نیاز با نظر ریاست دانشگاه به امکانات موجود در هیات های امنای بیمارستانها نیز تسری می یابد. |
چارچوب کلی وظایف دبیرخانه هیات امنای دانشگاه /دانشکده / موسسه
1-همکاری و فعالیت با ریاست دانشگاه جهت اقدامات و تکالیف مرتبط با مصوبات هیات امنا و مشارکت حسب نیاز با معاونین ذیربط و نیز مشارکت و مساعدت در برگزاری و پیگیری اقدامات هیات امنای بیمارستانها
2- برنامه ریزی و هماهنگی در تدوین پیشنهادات و دستور جلسات هیات امناء دانشگاه و مشارکت با دبیرخانه مرکزی هیات امنا وزارت متبوع در تدوین دستورالعمل ها ، دستورات مشترک و تنظیم صورتجلسات ، جمع آوری مستندات مصوبات و.. و اخذ تائیدیه اولیه پیشنهادات قابل طرح در جلسه از دبیرخانه مرکزی هیات امنا در وزارت متبوع
3- برگزاری جلسات هیات امنای دانشگاه حسب ضرورت با نظر ریاست موسسه بصورت فوق العاده یا عادی خارج از جلسات برنامه ریزی شده سالیانه توسط دبیرخانه مرکزی وزارت متبوع و فراهم نمودن امکانات لازم در ارسال مستندات کامل جلسه به اعضابا فاصله زمانی مناسب (حداقل ده روز قبل از تشکیل جلسه) و دبیرخانه مرکزی
4- مطالعه، هماهنگی و همکاری در تدوین برنامه ها و سیاست های دانشگاه با مبادی ذیربط بخشی و فرابخشی در راستای سیاستهای کلان و تسری آنها در مصوبات هیات امنا ( در دانشگاه یا حسب نیاز در بیمارستانها)
5- هماهنگی ومشارکت با مدیریت مالی و مدیریت بودجه دانشگاه در تنظیم و تهیه جداول و گزارشات بودجه ای و مالی ، هماهنگی در راستای مصوبات هیات امنا و پیگیری نهایی نمودن جداول پیشنهادی جهت تصویب در فصل بودجه ریزی و مشارکت در ارائه گزارشات مالی و حسابرسی حسب نیاز و مورد در هیات امناهای دانشگاه یا بیمارستان
6- مطالعه و پژوهش و برنامه ریزی در پایش و نظارت بر حسن اجرای مصوبات هیات امنا ، ارزیابی عملکرد آن وارائه گزارش
7- مشارکت و همکاری با معاونت ها و واحدهای تخصصی زیر مجموعه دانشگاه بمنظور برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعات و مستندات و پیشنهادات جهت تهیه و تدوین نهایی پیش نویس مصوبات و تصویب آنها در هیات امناء دانشگاه و حسب مورد و نیاز در بیمارستانها
8- برنامه ریزی جلسات هیات امنا و برگزاری جلسات و مشارکت و پیگیری در تنظیم ، اصلاح و تائید امضای صورتجلسات ، گزارشات عملکرد، حسابرسی، جداول بودجه و مالی و... با همکاری واحدهای تخصصی ذیربط دانشگاه
9- بازنگری و مطالعه دستورالعمل ها ، قوانین مرتبط ، جداول مالی واداری و ارائه اصلاحات در زمینه های مدیریت و فعالیتهای دانشگاه مرتبط با مصوبات هیات امناء
10- مستند سازی و طبقه بندی اطلاعات و ایجاد ارتباط و هماهنگی با اعضای هیات امنا ، دبیرخانه مرکزی هیات امنای وزارت متبوع
11- هماهنگی در راه اندازی و فعالیت کمیته های تخصصی هیات امنا در سطح دانشگاهها در راستای مصوبات ، پیشنهادات ، تکالیف جلسات هیات امنا و نیازهای کارشناس دانشگاه |